La Gestión del cambio al implementar un ERP

Los proyectos de implementacion de un ERP, son un desafío integral. El cambio de tecnología impacta en toda la organización y requiere de liderazgo y gestión. La Gestión del Cambio es fundamental para  facilitar la transición  y asegurar el recupero de la inversión.

Los proyectos de implementacion de un ERP (sistema integrado, SAP, JDE), son un desafío para cada empresa que decide llevarlo a cabo.  Las empresas, que lo han experimentado, saben que los factores culturales y organizacionales son la clave del éxito cuando su gestión es considerada en la planificación inicial y, resultan ser los de mayor riesgo cuando no son contemplados en forma adecuada.

Ante una implementación, cada organización presentará diferentes resistencias y complejidades, según el punto de partida. Por ejemplo, no es lo mismo:

·         si los procesos están poco claros o si están definidos y estandarizados ,

·         si los usuarios disponen de sistemas desarrollados a medida o si están acostumbrados y adaptados a trabajar con sistemas “paquetizados”,

·         si se trata de un roll out corporativo, o si es una decisión determinada por una necesidad del negocio local,

·         si los equipos trabajan como “silos funcionales” o si están integrados y habituados a la comunicación transversal.

·         si el cambio supone alteraciones en estructura y en las relaciones de poder o si éstas no  serán modificadas,

•       si la alta dirección está fragmentada o si está alineada y  proporciona señales claras frente a lo nuevo,

•       si los colaboradores perciben que la brecha entre los recursos que disponen y los requeridos es demasiado grade o si se sienten confiados.

Una  Gestión del cambio adecuada contempla las particularidades  de la organización y acciona a partir de un plan de trabajo a medida, que requiere:

·         Entender la cultura y la dinámica del negocio;

·         construir una visión clara y sentido de urgencia motivador;

·       fomentar el liderazgo y desarrollar habilidades esenciales tales como: asertividad en las conversaciones, flexibilidad, resiliencia, toma de decisiones, manejo responsable del tiempo, minimización de riesgos y resolución de impactos;

·      promover los procesos de integración y colaboración, “reconfigurar territorios” y llegar a acuerdos;

·         analizar los impactos, y promover la resolución de brechas;

·         facilitar el aprendizaje y capacitación en la nueva herramienta y nuevos procesos,

Un ejemplo reciente y exitoso, es la implementación de SAP en Laboratorios Bagó de Argentina.  La clave del éxito, fue principalmente el compromiso con la visión establecida por los dueños. Muchos fueron los desafíos, sin embargo, el proyecto se cumplió “en tiempo y forma”.

Tal como expresa, María Alicia Agotegaray, Gerente de Capacitación: “El equipo gerencial entabló una dinámica de equipo sinérgica y efectiva. Para promover esto, a instancias de la Dirección de proyecto, incluimos a Laura Carini, para que con tiempo suficiente antes del lanzamiento efectivo,  realice un diagnóstico o “assessment”. Trabajamos en equipo en la construcción de la visión y de la identidad del proyecto, realizamos actividades para integrar al equipo de casi 70 colaboradores, y fundamentalmente comunicamos y fortalecimos la conexión entre los líderes formándolos como agentes de cambio. Esta etapa previa al kick off fue  uno de los mayores aportes de Gestión del cambio para el éxito de la implementación en Laboratorios Bagó”.

En síntesis, la implementación de un ERP no es solamente un cambio de tecnología. La inclusión temprana de “Gestión del Cambio” es fundamental a la hora de asegurar la implementación y el recupero de la inversión. Anticípate al cambio y comenzá con tiempo a prepararte y preparar a la organización consultando a asesores especializados.