He escuchado más de una vez: “nosotros estamos
acostumbrados a los cambios”… si bien
algunos creen que el cambio “sucede”, resulta fundamental gestionarlo. La implementación de SAP en Laboratorios Bagó de Argentina, es un ejemplo reciente y exitoso.
La Gestión del cambio resulta fundamental para
facilitar la implementación de un ERP (sistema integrado: por ej. SAP). En este
sentido, es importante iniciar la preparación del Proyecto de Implementación, con
asesoramiento externo que facilite la realización de un diagnóstico integral. El diagnóstico de Gestión del Cambio, además
de ser un instrumento de análisis
de brecha entre la situación actual y la deseada, (fundamental para la
realización de un plan a medida de las necesidades y cultura de la
organización), es una instancia que, en
manos de un facilitador experimentado, contribuye al acercamiento y esclarecimiento
de expectativas entre los participantes, al abrir preguntas que movilizan la
exploración de alternativas, la reflexión y la toma de decisiones proactiva. “Creemos que además de facilitar el
día a día de las actividades, la intervención externa proporciona una mirada
más objetiva para captar las brechas y
realizar un plan de gestión a medida de las necesidades”. Expresa María
Alicia Agotegaray, Gte de Capacitación de Laboratorios Bagó, Responsable de Gestión del Cambio, en el proyecto Integrar.
A partir del diagnóstico, comienza la
preparación del equipo responsable de la implementación. Preparar al equipo requiere
que los lideres definan estrategia, objetivos y roles y responsabilidades
claros, así como reconfigurar vínculos (tema no menor porque los miembros del
equipo de implementación salen de sus roles habituales en el organigrama para
ser parte de un proyecto) es decir, alinear la organización tras la visión. El
alineamiento, demanda que los directivos comuniquen la visión… y así
sucesivamente, podemos seguir haciendo doble
click, y desplegando una lista de acciones encadenadas vinculadas con “la simple implementación de un sistema”.
Como he escuchado más de una vez: “es
un cambio menor, nosotros estamos acostumbrados a los cambios”… Ante tamaño
desafío, si bien algunos creen que el cambio “sucede”, resulta fundamental gestionarlo
involucrando a las personas adecuadas.
En nuestra experiencia, el foco principal del
trabajo con el equipo que va a implementar un ERP, debe estar puesto en
fortalecer los vínculos y el sentido del compromiso con la visión. Las demás
tareas son consecuencia y aplicación de metodología con entregables definidos
para cada etapa de proyecto. Los hechos demuestran que la intervención temprana
de Gestión del cambio, desde la etapa de preparación del proyecto resulta
fundamental, ya que una vez realizado el “kick
off” se despliegan una serie de actividades que dejan poco tiempo a los “Usuarios
clave” y “dueños de proceso”.
Un ejemplo reciente y exitoso, es la
implementación de SAP en Laboratorios Bagó de Argentina. La clave del éxito,
fue principalmente el compromiso con la visión establecida por los dueños. Muchos
fueron los desafíos, sin embargo, el proyecto se cumplió “en tiempo y forma”. El
equipo gerencial entabló una dinámica de equipo sinérgica y efectiva. “Para promover esto, a instancias de la
Dirección de proyecto, conformamos un equipo con Laura Carini, y aproximadamente medio año antes del
lanzamiento efectivo, realizamos un diagnóstico o “assessment”.
Trabajamos en equipo en la construcción de la
visión y de la identidad del proyecto, realizamos actividades para integrar al
equipo de casi 70 colaboradores, y fundamentalmente comunicamos y fortalecimos
la conexión entre los líderes formándolos como agentes de cambio. Esta etapa
previa al lanzamiento formal del proyecto (kick off), fue a nuestro entender
uno de los mayores aportes del Gestión del cambio para el éxito de la
implementación en Laboratorios Bagó”. Expresa María Alicia Agotegaray, Gte de
Capacitación de Laboratorios Bagó.
En síntesis,
la implementación
de un ERP no es solamente un cambio de tecnología. La inclusión de la Gestión del Cambio es fundamental a la hora de
asegurar la implementación y el recupero de la inversión. Anticípate al cambio
y comenzá con tiempo a prepararte y preparar a la organización consultando a
asesores especializados.
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