Gestionar la transición

Suele suceder que cuando los líderes de la organización o de un equipo, plantean un cambio  creen que inmediatamente está decretado ...

 

¿Por qué tenemos que hacer Gestión del cambio, esto es una empresa y si lo decidimos ellos (los empleados) tienen que cambiar? Suelen preguntar…

A veces olvidan que algunos miembros o muchos quizá, aún no conocen lo nuevo o no quieren aceptar el final  o se sienten amenazados o sin herramientas para el nuevo comienzo….

También suele suceder que olvidan o ignoran la importancia de transitar con consciencia una etapa clave que es la transición, una etapa de exploración y descubrimiento.

En el post anterior, me referí a los rituales de cambio, manifestados  en  la Pascua, tanto la judía como en la cristiana, en ambos queda claro que el rito del cambio, consta de tres pasos. 

Recapitulando: El cambio, tiene tres etapas:

·         Fin

·         Transición

·         Nuevo comienzo

El camino del cambio no es lineal, finales, transiciones, comienzos, nuevos finales, etc. Es un camino en espiral. Esto si bien es obvio, está tan naturalizado que vale recordar.

Los finales

En general, tanto en el aspecto organizacional  o en la vida personal, en los finales nos sentimos desorientados, con incertidumbre y dolor por las pérdidas (reales o simbólicas). Sentimos lealtad y agradecimiento con lo que fue, o fuertes lazos que nos unen con el pasado, que en un momento fue pleno, y deseamos revivirlo (aunque racionalmente sepamos que no es posible). Ejemplos de cambio son muchos, pueden ser la venta de la empresa, la partida de un líder, el cambio de procesos, el cambio cultural, etc.

Los finales son momentos de fuerte emocionalidad, en donde a veces sin conciencia plena,  jugamos a la resistencia:  

·         Represión y Negación: olvidos, ignoramos la realidad desagradable

·         Regresión: recurrimos a conductas que nos proporcionaban seguridad

·         Victimización: tristeza, enojo, cinismo

·         Sobreadaptación: liviandad, resignación, adicción a la novedad, silencio

Es clave que el ciclo sea bien cerrado. Si los finales no son bien gestionados pasamos a la nueva etapa cristalizando estas  emociones, privándonos del aprendizaje y de disfrutar de las nuevas oportunidades. Sin saberlo, quedamos atados a las emociones del pasado (“son los que se aferran al pasado y ponen palos en la rueda”). Esto a veces sucede porque no se dio el debido reconocimiento a lo que fue o a los que contribuyeron en etapas anteriores con los recursos de los cuales disponían en ese momento.

Las transiciones

La transición es el camino, entre lo viejo y lo nuevo. En el ejemplo de la Pascua es la “la no tierra” el camino entre Egipto y la tierra prometida,  o “la muerte” antes de la resurrección. Durante esta etapa gran parte de la energía la  gastamos en ansiedad o preocupación por encontrar la respuesta antes de transitar el camino. Abunda la desidentificación, la desorientación, la incertidumbre, a veces sentimos que estamos en  “la montaña rusa emocional”. Es la transición, a lo que nos resistimos, a la brecha entre lo que fue y lo que será, ya que aún no ha nacido la nueva identidad o “el nuevo formato”, nos sentimos desorientados y con temor al fracaso.

Si durante la transición, tomamos conciencia y nos planteamos buenas preguntas antes que respuestas, conectaremos con la visión deseada y los recursos disponibles para transitar con confianza,  templanza y determinación. Este periodo es esencialmete creativo.

En este periodo es clave pedir ayuda.  Un coach y-o un gestor de cambio, es una persona experimentada y entrenada en facilitar estos procesos, acompañando a las personas y equipos con el diseño y la ejecución de un plan de actividades para facilitar que los colaboradores  crean, quieran, sepan y puedan transitar la brecha que los lleve a la visión.

Un elemento importante para ser efectivo en el cambio es la habilidad del líder para guiar al equipo en la formulación de la visión (un deseo) de forma clara. Mientras más sepa cada persona, líder, equipo lo que desea, más probable es que el cambio ocurra. 

El líder de cambio es una persona sensible capaz de percibir la potencial unión  entre los intereses estratégicos de la organización y los del miembro del grupo o equipo, y expresar esa conexión en forma clara. El líder de cambio favorece la toma de conciencia del poder de cada colaborador para gestionar los cambios. El poder es la habilidad intrapersonal de hacerse responsable de obtener lo que se desea del entorno considerando lo que está disponible. 

Los comienzos

Nos alineamos a la visión, y nos movemos hacia ella. La buena comunicación, el trabajo en equipo, y la adquisición de nuevos conocimientos serán clave para fortalecernos en este inicio.

Nos des identificamos con lo que fue, nos conectamos con nuestra necesidad y nuestra fortaleza. Aceptamos lo que no va mas, sabiendo hacer las renuncias pertinentes, nos relacionamos con nuestra necesidad, nuestra energía se focaliza en la meta y nuestra acción nos acerca a lo deseado, nos entusiasmamos con los primeros logros y tomamos consciencia de que todo inicio es un proceso de aprendizaje que llevará tiempo hasta la incorporación de los nuevos hábitos.  

La Gestión del cambio, se enfoca en facilitar la transición entre el estado actual que finaliza y el nuevo estado deseado,  a través de presencia, escucha, aceptacion sin juicio y una metodología flexible y adaptativa a la necesidad del cliente considerando tipo de organización y cultura, tipo de cambio y estadio del equipo.

Un gestor de cambio, es una persona experimentada y entrenada en facilitar  transiciones, acompañando a las personas y equipos con el diseño y la ejecución de un plan de actividades para propiciar que los colaboradores  crean (visión), quieran (motivación), sepan (competencias)  y puedan (recursos) transitar la brecha que los lleve a la visión.

 

  

 

¿Transformación o reproducción? ¿Cuándo y por qué RH debe participar en una implementación de sistemas?

Un proyecto de implementación de un sistema integrado (ERP) es un gran desafío para cualquier empresa.

Su puesta en marcha requiere revisar y-o adaptar gran parte de los procesos de la organización. La modificación de los procesos, entendidos como redes de acciones y conversaciones sostenidas por personas que conforman equipos, impacta en las formas de vincularse y en las competencias requeridas. Estos proyectos ponen en jaque hábitos, buenas y malas prácticas, controles, lealtades, espacios de poder…. Aparece el miedo a no saber, la incertidumbre acerca del resultado costo-beneficio, resistencia, competencias por espacios de poder, miedo a perder el empleo. Se disparan emociones que van desde la negación pasando por enojo, tristeza y frustración, en una variedad y rapidez que se parece a una montaña rusa. Cuando estas emociones no son gestionadas adecuadamente van minando la productividad del equipo.

Es así que, el desafío de estos proyectos deja de ser técnico (aunque de por si revisten de complejidad en este nivel) y comienza a ser adaptativo, vincular y profundamente humano.  Ante esta situación un gerente de IT, requiere de la asesoría de un especialista en Gestión del cambio para facilitar la transición.

En mi experiencia, es de gran importancia la oportuna participación de Recursos Humanos (RH), sin embargo a veces sucede que:

·        Creen que es suficiente que RH esté involucrado con un analista funcional para el  módulo de Human Capital.

·        Entienden que, como el módulo de RH no está incluido en la implementación, no es necesario que participe.

·        Con sorpresa preguntan por qué RH tiene que estar involucrado en una implementación de sistemas?

·        Tienen un plan de cambio (con escasa articulación con el área de sistemas).

En muchas ocasiones descubro que las empresas pasan por alto la gran oportunidad que ofrece una implementación para la transformación de la organización. Cuando ésta no es aprovechada, se abre camino a la reproducción de viejos errores y hábitos, … a partir de ese momento institucionalizados en un nuevo sistema.

¿Qué podría hacer RH en una implementación?.

• Fomentar las conversaciones, en el equipo de dirección, para delinear la visión conjunta incluyendo a todos los stakeholders.
• Participar en la creación de un equipo inclusivo y multidisciplinario para la implementación. Preparar a este equipo tanto en habilidades conceptuales como esenciales, requeridas para la resolución creativa y efectiva de la implementación.
• Diseñar y facilitar un programa de Gestión del cambio basado en las prioridades que fije la dirección. Articular la ejecución de este plan en sintonía con la implementación. En este sentido pueden asesorarse con consultores especializados, los cuales disponen de metodologías con entregables especificos para cada etapa de implementación.
• Crear un equipo de “agentes de cambio” que mediante la difusión aumente la motivación y la capacidad de las personas (en cada una de las locaciones de la empresa) para poner en marcha las iniciativas disparadas por la implementación.
• Articular los objetivos del proyecto con el sistema de Gestión del desempeño.
• Aprovechar la oportunidad para re –configurar la estructura organizativa.
• Capacitar en las nuevas habilidades necesarias para apoyar a los cambios.

La importante inversión que representa la implementación de un ERP, justifica estas actividades destinadas a evitar la reproducción de vicios y realizar los cambios necesarios para apalancar el crecimiento del negocio. Esto que en el discurso puede sonar obvio, no siempre es llevado a la práctica. La dinámica de un proyecto, en general, no dispone de esos tiempos, por eso resulta fundamental el rol proactivo de Recursos Humanos para facilitar el alineamiento y preparación del equipo.

“Primero el orden, luego el amor”. Aplicando los principios sistémicos para el florecer de los equipos.

¿Cómo favorecer la confianza y el afecto necesarios para el trabajo en equipo, antes que el miedo y la competencia disfuncional?

Desde que nacemos venimos, independientemente de las culturas, con un sesgo defensivo. [i]. Hace miles de años atrás había mucho peligro afuera, ir a cazar significaba un riesgo enorme y había que protegerse muy rápidamente de esas amenazas para poder sobrevivir. Aún hoy día, en las organizaciones y en los equipos, este instinto defensivo prevalece ante condiciones de incertidumbre.   ¿Cómo favorecer que surja la confianza y el afecto necesarios para el trabajo en equipo,  antes que el miedo y la competencia por la supervivencia?
Respetando unos pocos principios básicos, se permite el fluir del amor y la vida. Bert Hellinger[ii], dice en referencia a las familias, “el orden viene primero luego el amor”.. Estos mismos principios, con algunas adaptaciones, [iii]pueden aplicarse a organizaciones y equipos, de esta manera se propicia un gran número de sentimientos y emociones positivas.

Siguiendo los principios sistémicos los equipos y las empresas pueden florecer…

Estos principios son:

1.       El derecho a la pertenencia:

El primer principio que ordena todo sistema, es el derecho a la pertenencia. Todos tienen derecho a pertenecer, en tanto y en cuanto aporten a los objetivos del mismo (de acuerdo a su rol y posición en el sistema) y cumplan con las reglas y valores. Tan pronto se obstruye la pertenencia o se excluye de manera directa o indirecta, se produce un desorden.  Ejemplos de exclusión son: establecer reuniones “casuales” sin aviso previo y dejar de lado a miembros del equipo, tomar decisiones importantes sin hacer partícipes a todos los que están en condiciones de opinar y decidir, enviar a algún miembro del equipo a un “proyecto importante” con el objetivo que no perturbe o “saque a la luz temas inconvenientes”, etc.

Todas estas estrategias para evitar los conflictos, los refuerzan y convierten en recurrentes, ya sea porque el propio excluido vuelve a aparecer o porque otros se identifican con él y se autoexcluyen.

2.       Dar y tomar:

Es necesario un leve desequilibrio dinámico entre el dar y el recibir. El empleado aporta más para que la empresa lo reconozca, si esto sucede, seguirá aportando, y ambos seguirán cada vez más un intercambio enriquecedor.
Los balances muy desequilibrados entre lo que se aporta y lo que se recibe suscitan el descontento.  Cuando  alguien aporta más de lo que le corresponde, puede suceder que consciente o inconscientemente, busca un beneficio propio, para luego estar en condiciones de exigir y reclamar, o incluso someter, a otros, a sus decisiones aún transgrediendo las jerarquías.  Cuando el intercambio es desequilibrado en exceso, no son reconocidos los aportes, o cuando el miembro del equipo no es capaz de tomar o recibir lo bueno del sistema (equipo u organización), se generan resentimientos, disminución del rendimiento, discusiones o, inclusive, la pérdida de miembros del equipo.

3.       Jerarquía:

La jerarquía puede ser transgredida por ambición, arrogancia, creerse mejor o incluso por “amor”, por ejemplo: cuando un joven empleado toma responsabilidades de su jefe a quien admira, creyendo que “mejor yo me sacrifico por vos haciendo tu trabajo, ya que vos estas muy ocupado….” De esta manera se ubica en una posición de arrogancia…Esto genera “desorden” en resto del equipo, suscita reacciones como:  ¿Quién es esté para decirme a mi lo que tengo que hacer? 

Veamos algunas consideraciones vinculadas a la jerarquía a tener en cuenta:

a.        Quien lleva más tiempo tiene prioridad
Entre personas del mismo rango, aquél que estuvo primero tiene más derechos, (especialmente los iniciadores y fundadores de organizaciones). Éstos deben ser reconocidos por los que llegan más tarde. Incluso las personas que ocupan posiciones más altas en la jerarquía serán beneficiadas si reconocen la experiencia y los méritos de los colaboradores que estuvieron antes.
Las ideas nuevas difícilmente se imponen cuando lo existente, que fue válido y útil, no se valora. Por ej. una nueva metodología traída por un nuevo miembro quiere ser aplicada en el equipo, para que esto suceda es mejor afirmar y reconocer primero lo existente para que luego surja lo nuevo. El reconocimiento de lo antiguo no tiene que ser mostrado constantemente ni es necesario mirar para atrás todo el tiempo;  más bien se trata de una actitud interior de respeto. Para que se produzca un cambio es necesario integrar el pasado.

b.       La dirección tiene prioridad
Una organización necesita dirección. Demás está decir que ésta se justifica por un compromiso correspondiente a la función y por los resultados obtenidos. Los mitos como "todos somos iguales" fomentan la inseguridad y los conflictos relacionales.
Entre las funciones directivas también existe un orden. La prioridad según las diferentes funciones directivas sigue el siguiente orden: [iv]

1)      Agentes: funciones encargadas de negociar la posición para hacer posible cumplir la misión. Responde a la pregunta: cuál es el secreto del negocio?. En una organización quien es el responsable de la economía, es decir, de la supervivencia material del sistema, tiene prioridad sobre los demás cargos directivos.

2)       Core: cumpliendo la misión. Responde a la pregunta: ¿Qué somos en esencia?

3)       Soporte: funciones necesarias para cumplir la misión

En un grupo de iguales, el iniciador que tuvo la idea, tiene prioridad.

c.        El rendimiento y las competencias especiales tienen que ser reconocidas
Entre colaboradores de igual rango y remuneración, los que tienen competencias especiales o aportan determinadas facultades que garantizan el éxito y el desarrollo del equipo o de la organización, requieren un reconocimiento especial.

¿Cuántos conflictos están vinculados con estos principios? ¿Qué pasaría en tu organización si se respetarán estos principios?
El orden es el cauce que permite el libre fluir de la energía creativa.

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[i] Marcial Lozada, Equipos de alto rendimiento 

[ii] Bert Hellinger, Orden y Amor. El orden viene primero, luego el amor

[iii] Gunthard Weber es el referente en materia organizacional, sigo algunas de sus consideraciones en este artículo

[iv] Jan Jacob Stam

 

¿Colonizadores o colonizados? ¿Quién manda a quién, en una fusión?

“De colonizadores a colonizados? ¿Cómo es esto?” se pregunta un gerente de una empresa que recientemente ha comprado a otra y está atravesando el proceso de fusión.... Trabajar como facilitadores del cambio durante una fusión requiere propiciar el reconocimiento de los modelos mentales, para transitar desde la colonización o la arrogancia hacia la co-laboración, con apertura, apreciando el aporte de los otros, respetando la historia y las raíces, plantados en el presente con la mirada puesta en el futuro.

“De colonizadores a colonizados? ¿Cómo es esto?”  se pregunta un  gerente de una empresa que recientemente ha comprado a otra y está atravesando el proceso de fusión. La pregunta refleja cierto desconcierto, un estado de confusión  (interna y externa). Si profundizáramos otras preguntas podrían surgir: ¿A qué grupo pertenezco?, ¿Quién manda acá?, ¿Cómo son las reglas en este territorio?. Reclama por claridad en el orden y revela un modelo mental competitivo,  en el cual el comprador desea  imponer su cultura, “colonizando”, ocupando el territorio e imponiendo las propias reglas. De esta manera, circunscribe al otro, el colonizado, a receptor de órdenes y estrategias que debe seguir, aunque esto implique actuar contra las creencias que hasta ese momento lo llevaron al “éxito”. Esta situación genera desconcierto, confusión y stress, muchas veces afectando la salud física y mental del equipo directamente involucrado en el proceso y poco aporta al logro de objetivos de negocio.

El desafío es ordenar, integrar, incluir a las partes….

Podríamos decir que una fusión puede encararse con distintos modelos mentales o paradigmas que van desde el pensamiento único o la negación del otro hacia la integración: [i]

Modelo mental	Actitud básica
Pensamiento único (no hay espacio para escuchar al adquirido).	Ignorancia del otro.
Somos los mejores (hago que escucho para imponer).	Arrogancia, superioridad.
Uds. también tienen buenas prácticas (reconozco al otro, impongo las mías)	Comprensión, observación.
Déjenme aprender de uds. (yo tomo de uds. y defino el camino).	Apertura y apreciación de beneficios. Respeto.
Construyamos juntos un camino (tomando lo una cultura de base o lo mejor de ambas culturas).	Integración.

Creer que la empresa que compra es la colonizadora, da indicios de un modelo mental de pensamiento único que se impone sobre la antigua cultura. En este esquema competitivo, la nueva organización  pierde la fuerza de unas de las partes que resulta oprimida, parte del talento resulta desperdiciado, paradójicamente, en empresas que han crecido gracias a la expansión en mercados diversos y en épocas en que la diversidad cultural es valorada.

Asimismo,  esta postura desconoce una realidad que sucede en muchas empresas que crecen rápidamente en base a adquisiciones. Esta es: además de expandirse por la adquisición de firmas, han crecido también por la captación de talentos del mercado, muchas veces incorporando gerentes de las mismas firmas que luego comprarán. Esto significa que existe una red relaciones de confianza y lealtades entre las personas, previa a la adquisición. Así, al llevarse a cabo la fusión se despliegan juegos de poder, que dan lugar a confusiones acerca de quien o qué parte se impone durante la fusión y cuál es el grupo que saldrá favorecido (ya que los "comprados" tienen antiguos compañeros en puestos de poder de la firma "compradora"). 

Si bien toda fusión acarrea confusión por las modificaciones en la identidad, lealtades y relaciones de poder, creemos que si la reorganización respeta la historia, las competencias de los individuos así como la contribución que cada uno hace para que el nuevo sistema organizacional funcione, favorecerá más rápidamente el reordenamiento. Una tentación muy común  en el momento de la fusión es que el comprador quiera dar señales fuertes de “autoridad” que van desde poner al mando de la empresa adquirida a gente de su “riñón” hasta echar a los “resistentes”, desconociendo que aquellas personas que se sientan identificadas con el que es excluido, (y sean atractivas para el mercado) rápidamente encontrarán lugar en otra parte, dejando a la organización desprovista de valiosos colaboradores.

Trabajar  como facilitadores del cambio con el equipo gerencial durante una fusión, implica mirar sistémicamente, propiciar el reconocimiento de los modelos mentales, para transitar desde la colonización o la arrogancia hacia la co-laboración, con apertura, apreciando el aporte de los otros, respetando la historia y las raíces, plantados en el presente con la mirada puesta en el futuro. 

Este proceso hacia la colaboración, es gradual. Parte de aceptar que nuestra primera reacción ante lo nuevo, si lo percibimos amenazante para nuestra seguridad, será de defensa. Esta situación defensiva se puede presentar en diversas formas según la evaluación que hagamos de nuestra capacidad de enfrentar el desafío:[ii] aceptación social (social engagement), rechazo abierto o encubierto (fight), abandono de la organización (flight), negación, indiferencia o parálisis en caso que las personas se sientan indefensas e incapaces de activar la resiliencia natural (freeze). La etapa defensiva, podrá atravesarse más rápidamente si los líderes dan señales válidas que indiquen respeto, interés  y confianza que permita disminuir el stress inicial que implica todo cambio, para abrir la etapa de exploración del otro desconocido y así avanzar favorablemente hacia la  integración.  

Si bien este proceso puede darse naturalmente, el  coach facilitador ayuda a los lideres a detectar los modelos mentales, esclarecer los miedos, reconocer y desarrollar los recursos, desenredar  y fortalecer los vínculos y enfocarse hacia el objetivo común.

Todo cambio genera stress, la alineación hacia los objetivos sucede cuando se vuelven a conectar las partes antes de que éstas resulten alienadas….

 

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[i] Siguiendo a Carolyn Taylor en Walk the Talk

[ii] Siguiendo a David Berceli – TRE